E-Rechnung wird Pflicht

Warum die Papierrechnung in den Ruhestand geht – das 12. Innovationsforum, am 18.10.2018 in Nienburg (Saale) zeigt Anwendern den Weg!

Von der Einführung der E-Rechnung im Rahmen des eGovernments berichtet die Fachpresse bereits seit Jahren. Noch sind die aktuellen Informationen zur E-Rechnung nicht bei allen Behördenmitarbeitern angekommen. Um das zu ändern, laden wir Sie zum 12. Innnovationsforum der Softwarepartner ARCHIKART Software AG, LCS Computer Service GmbH und SASKIA Informations-Systeme GmbH am 18. Oktober 2018 in Nienburg (Saale). Das kostenfreie Forum gibt anhand von Fallbeispielen Einblicke in die elektronische Rechnungsabwicklung. Ziel ist, Herausforderungen, Umsetzungswege und Nutzen des elektronischen Rechnungsworkflows aus Praxissicht anschaulich darzustellen.

Mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz hat die Bundesregierung die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Es schafft damit die verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen durch alle öffentlichen Auftraggeber.

Das E-Rechnungs-Gesetz sowie die E-Rechnungs-Verordnung definieren die  elektronischen Rechnung (§4a Abs. 2 E-GovG, §2 Abs. 1 und 2 E-RechV) so:

Ausgehend von den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU stellt eine elektronische Rechnung eine Rechnung dar, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird sowie in einem Format vorliegt, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

In folgenden Stufen ist das E-Rechnungsgesetz umzusetzen:

ab dem 27.11.2018 für Bundesministerien und Verfassungsorganeab dem 27.11.2019 für die Länder, Kommunen und alle anderen öffentlichen Auftraggeber

Die Referenzen auf die in der EU-Richtlinie erwähnte europäische Norm „EN 16931“, wurden am 17. Oktober 2017 im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht. Demzufolge ist der 18. April 2020 das späteste Datum, zu dem dann auch Landesbehörden und Kommunen im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen entgegennehmen müssen. Aber auch hier gelten länderspezifische Vorgaben, die auch den unterschwelligen Bereich (ggf. mit einer Bagatellgrenze) tangieren:

So soll für Brandenburg, Sachsen und Thüringen die Pflicht der Annahme von E-Rechnungen bereits ab dem 27.11.2019 gelten. Das verpflichtet öffentliche Verwaltungen entsprechende Vorbereitungen zu treffen, damit sie den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Speicherung elektronischer Rechnungen fristgerecht garantieren können.

Rechtlich zulässig sind damit Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen (XRechnung) sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format sowie einer Bilddatei bestehen, wie dies z. B. beim ZUGFeRD-Format 2.0 der Fall ist. Die Basis der E-Rechnungs-Verordnung ist der sogenannte XRechnung-Standard, ein reines XML-Datensatzformat, das nicht mehr mit dem menschlichen Auge lesbar und ausschließlich IT-gestützt bearbeitbar ist.

ZUGFeRD 2.0. entspricht vollständig der Europäischen Norm Profil EN 16931. Der Viewer wird in Form der PDF schon direkt mitgeliefert, ist dementsprechend auch einfach nutzbar und visuell von einer normalen PDF Rechnung nicht zu differenzieren.

Der Gesetzgeber hat eine verbindliche Annahme von E-Rechnungen gesetzlich verankert. Dementsprechend führt auch bei öffentlichen Verwaltungen kein Weg an der elektronischen Rechnung vorbei. Um die Potentiale der E-Rechnung und des digitalen Rechnungsworkflows umgehend zu nutzen, bedarf es einer effizienten und strukturierten Projektplanung. Das konzeptionelle und methodische Vorgehen ist daher von elementarer Bedeutung für den Projekterfolg. Dazu sollten folgende Schritte beachtet werden:

  • Planung des Projektvorgehens
  • Bereitstellung der technischen Infrastruktur
  • Projektteam aus Verwaltungsleitern
  • Erhebung von Ist-Prozessen und der Rahmenbedingungen
  • Ausgestaltung der Zeichnungsbefugnisse
  • Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips
  • Identifizierung von Optimierungspotentialen
  • Rechtliche Rahmenbedingungen
  • Ordnungsgemäße Aufbewahrung und datenschutzrechtliche Erfordernisse
  • Ein adäquates Projektmanagement unter Einbeziehung des HKR-sowie DMS-Herstellers

Profitieren Sie von den Erfahrungen zahlreicher Anwender und besuchen Sie das 12. Innovationsforum.

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