Chemnitz/Mittelbach: Das Aufgabenspektrum der Ordnungsämter ist vielfältig, hinzu kommen Herausforderungen wie der Fachkräftemangel und neue gesetzliche Anforderungen. Gefragt sind umfassende Lösungen, etwa in Form von webbasierten Arbeitsplattformen und E-Akte.
Sich ändernde gesetzliche Anforderungen, die Etablierung von Bürgerservices und die Konsequenzen des Fachkräftemangels markieren das Spannungsfeld, in dem Ordnungsämter derzeit bestehen müssen. Jeder dieser Punkte bringt zwar eigene Spezifika und Detailprobleme mit sich. Eine der wichtigsten Aufgaben besteht jedoch darin, diese Themen in einer sinnvollen Lösung zusammenzubringen. Ein grundlegender Ansatz ist die Arbeit mit digitalen Akten.
Das Aufgabenspektrum der Behörden für Sicherheit und Ordnung ist vielfältig. Neben der Ahndung von Ordnungswidrigkeiten erfassen und koordinieren sie unterschiedlichste Meldungen, etwa bei mangelhaften Infrastrukturen. Hinzu kommen beispielsweise Genehmigungsverfahren im Zusammenhang mit Ruhestörung oder Zwangsgeldverfahren. IT-seitig haben sich hier Fachverfahren bewährt, welche die Arbeit im Außendienst ebenso unterstützen wie die weitere Bearbeitung der Vorgänge im Innendienst. Zu den organisatorischen Mehrwerten der E-Akte zählt unter anderem die schnelle Auffindbarkeit von Informationen. Auch lässt sich der Bearbeitungsaufwand durch eine gezielte Automatisierung von Routinetätigkeiten reduzieren. Ab dem Jahr 2026 ist die Arbeit mit elektronischen Akten vom Gesetzgeber außerdem fest in das Pflichtenheft der Bußgeldbehörden aufgenommen. Daher befinden sich viele Verwaltungen in einer Umbruchphase und passen die bisherigen Prozesse an die neuen Anforderungen an.
Hilfreich ist an dieser Stelle ein Soll-Ist-Vergleich: Welche Informationen und Dokumente sind jetzt zusätzlich und perspektivisch primär in digitaler Form vorzuhalten? Wie können diese Unterlagen rechtssicher digitalisiert werden? Welche organisatorischen und technischen Anforderungen ergeben sich für die einzelnen Geschäftsprozesse, wie beispielsweise die Posteingangsverarbeitung? Und wie soll die revisionssichere Ablage der Verfahrensdokumente organisiert werden?
Die benötigten Technologien sind bereits verfügbar, weshalb die Herausforderungen weniger auf der technischen als vielmehr auf der organisatorischen Ebene auszumachen sind. Denn hier müssen zum Teil etablierte, aber nicht mehr tragfähige Prozesse und Abläufe abgelöst werden. Erst wenn das gelingt, wird eine solide Basis für die effiziente Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten innerhalb der Behörde gelegt. Dadurch steigt dann die Qualität der bearbeiteten Vorgänge, wovon wiederum der Bürgerservice profitiert. Auch wird damit eine gute Ausgangslage für geplante Online-Angebote geschaffen. Denn diese können nur das nach außen tragen, was intern digital und strukturiert in den Geschäftsprozessen vorhanden ist.
Verwaltungen wünschen sich in der Regel ein System, das den bereits für Ordnungswidrigkeiten eingesetzten Verfahren ähnelt. Herkömmliche Ansätze, wie die ausschließliche Ablage in einem Dokumenten-Management-System (DMS) scheitern allerdings oftmals an der Komplexität der einzelnen Prozesse oder den erforderlichen Schnittstellen zu Kassen- oder Einwohnermeldeverfahren. In anderen Ämtern sind die bislang eingesetzten Software-Lösungen nicht flexibel und skalierbar genug für den Einsatz im Innen- und Außendienst. In solchen Fällen wird eine Bearbeitungsplattform für das Ordnungsamt benötigt.
Eine entsprechende Lösung hat das Unternehmen SASKIA® Informations- Systeme mit der Software SASKIA®.web entwickelt. Dabei handelt es sich um eine moderne
und intuitive Lösung, welche die Workflows in den Verwaltungen voranbringt und effektiv unterstützt. Sie vereint die Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten, Meldungen und Vorgängen in einer webbasierten Plattform und ermöglicht das geräte- sowie themenübergreifende Arbeiten sowohl für den Außen- als auch für den Innendienst. Durch diese Art der direkten Vorgangsbearbeitung führt sie die wichtigsten Tätigkeitsbereiche des Ordnungsamts in einem Look-and-feel zusammen.
